Thursday, August 7, 2008

Nhìn lại hội nghị và rút kinh nghiệm

Hội nghị quốc tế về loãng xương vừa qua là dịp lần đầu tôi tổ chức ở trong nước, nên tôi rút ra được nhiều kinh nghiệm quí báu. Nhớ lại hôm trước hội nghị chúng tôi có một cuộc họp dài dưới sự chủ tọa của Chú Tư (tức Dương Quang Trung, cựu giám đốc Sở Y tế TPHCM và cựu giám đốc Trung tâm Đào tạo Y khoa TPHCM) để duyệt qua tất cả các chi tiết tổ chức. Hôm đó tôi thật sự ngạc nhiên, nhưng cũng khâm phục về phương pháp tổ chức chặt chẽ ở Việt Nam. Những ngạc nhiên này cũng chính là bài học mà tôi có lẽ sẽ “triển khai” khi làm hội nghị ngoài này.

Điều ngạc nhiên đầu tiên là có “kịch bản”. Tôi được cho xem một kịch bản, mà trong đó ai nói gì cụ thể, có luôn cả câu văn (diễn văn), và bao nhiêu phút. Theo kịch bản thì tôi là người đầu tiên xuất hiện trong buổi lễ khai mạc, nói đôi ba lời, rồi sau đó sẽ giới thiệu cô MC (hình như tên là Thủy Tiên) để cô ấy giới thiệu khách mời VIP Việt Nam, và tôi sẽ nói tiếng Anh. Ở ngoài này, tụi tôi làm hội nghị có trình tự ai nói gì và cứ thế mà làm, chứ không có kịch bản. Kể ra thì tôi thấy rất có ích khi có kịch bản này, vì nó giúp cho mình (trên lí thuyết) kiểm soát được thời gian.

Điều ngạc nhiên thứ hai là tính chính trị trong việc thứ tự tên khách mời. Vì trong Hội nghị có khoảng 10 khách VIP, trong đó có Bộ trưởng Bộ Y tế Nguyễn Quốc Triệu, Chủ tịch Tổ chức Loãng xương Quốc tế IOF, Chủ tịch Tổng hội y học Việt Nam và cựu Bộ trưởng Bộ Y tế Phạm Song, Phó chủ tịch UBND TPHCM, v.v… cho nên vấn đề cám ơn ai trước ai sau cũng được đặt ra. Vì không quen với lối làm việc trang trọng này, tôi đề nghị cám ơn theo thứ tự tên thay vì chức vụ vì làm sao biết ông nào cao hơn ông nào. Nhưng tôi nhận ra ngay sau đó lời đề nghị của tôi … không đúng phép! Tôi quên mình đang ở đâu. :-) Hình như không ai tranh luận khi cám ơn ông bộ trưởng trước, sau đó đến ông chủ tịch IOF, nhưng đến nhân vật thứ 3 thì có vấn đề. Ban tổ chức thảo luận giữa hai người: giữa đương kiêm Chủ tịch Tổng hội y học Việt Nam, và phó chủ tịch UBND, cám ơn ai trước? Người thì nói ông chủ tịch tổng hội y học trước vì ông là người cùng ngành, nhưng có người phản biện rằng ông phó chủ tịch UBND quan trọng hơn vì ổng là người địa phương. Căng thật. Cuối cùng thì ban tổ chức đồng ý để ông chủ tịch tổng hội y học trước ông phó chủ tịch UBND. Ui chao, vậy mà cũng tốn cả 10 phút chứ chẳng chơi.

Điều ngạc nhiên thứ hai là sắp xếp chỗ ngồi. Tôi được trao một sơ đồ hàng ghế phía trước, và trong đó có từng ô ghi rõ ai ngồi ở đâu. Tôi thấy tôi được xếp ngồi gần Gs Đặng Vạn Phước (hiệu trưởng Đại học Y dược TPHCM), Gs Nguyễn Tấn Bỉnh (hiệu trưởng Đại học Y Phạm Ngọc Thạch) và một người VIP khác mà tôi quên tên. À, thì ra, họ xếp tôi cùng với các giáo sư đại học. Còn phía bên kia là các VIP như bộ trưởng y tế, chủ tịch IOF, cựu thứ trưởng Bộ y tế, chủ tịch tổng hội y học, v.v… tức là những chính khách. Chú Tư Trung, chủ tịch ban tổ chức thì ngồi ở góc trái. Bây giờ thì tôi hiểu rằng trong các đại hội đảng hay Nhà nước ở trong nước, các ghế ngồi và người chiếm ghế đó không phải là ngẫu nhiên như ngoài này (theo kiểu thấy chỗ trống thì ngồi). Thật ra, theo tôi biết trong các buổi tiếp tân quan lớn ngoài này, người ta cũng sắp xếp theo vị trí như thế, nhưng tôi biết rõ là trong các hội nghị khoa học, chẳng ai làm như thế cả. Điều này không có nghĩa là cách sắp xếp như ban tổ chức là sai; ngược lại, tôi thấy cách làm như thế là hoàn toàn chặt chẽ. Tốt hơn hết là để cho các VIP vui, chứ mấy ông bà này mà buồn thì mệt lắm.

Ở trên, tôi có nói buổi khai mạc đều có kịch bản để kiểm soát thời gian. Nhưng trong thực tế thì “mưu sự tại nhân, thành sự tại thiên”. Bài diễn văn của ông Bộ trưởng Bộ Y tế thì hoàn toàn đúng giờ như dự đoán (tức khoảng 5 phút). Nhưng đến khi ông phó chủ tịch UBND lên thì có vấn đề. Tôi soạn diễn văn cho ông chỉ 2 đoạn, và nghĩ là ông chỉ nói khoảng 3 phút. Nhưng khi lên podium, ông rút trong túi ra bài diễn văn thì tôi bị thót ruột, vì Dr Nguyên chắc sẽ mệt đây, và biết đâu ông nói quá giờ! Đúng như tôi tiên đoán, ổng nổi hứng đọc bài diễn văn của ổng, và Dr Nguyên dịch mệt đứt hơi, và nhất là kéo dài đến 8 phút! Thế là hư bột hư đường rồi. Đến phiên ông chủ tịch IOF, ổng lại làm cả 10 phút nữa thì thời gian xem như hết kiểm soát nổi. Tôi đứng dịch cho ông chủ tịch IOF mà trong lòng thì héo hon. :-) Ôi, thật là một bài học về tổ chức.

Lại một phen mất vía về sai thứ tự. Theo chương trình thì sau khi ông Bộ trưởng y tế xong, đến phiên ông chủ tịch IOF phát biểu. Nhưng than ôi, cô MC xinh đẹp Thủy Tiên quên hay sao mà cô ấy giới thiệu ông phó chủ tịch UBND! Ông chủ tịch IOF nhìn tôi, còn tôi thì méo mặt. Sau khi xong phần khai mạc, tôi định đến xin lỗi thì ông ta chủ động đến tôi hỏi: Bộ có thay đổi thứ tự à? Tôi nói: Hoàn toàn không có thay đổi, chỉ là sơ suất của cô MC thôi. Tôi cam đoan với ông là không có sự thay đổi nào cả, và chúng tôi không có ý xem thường hay hạ bệ ông. Ông ta cười thân mật như thông cảm và nói: Chỉ hỏi thôi mà, không có chi, đừng quan tâm quá. Ừ, tôi cũng mong ông thông cảm. Nam Mô A Di Đà Phật!

Trước hội nghị, tôi có đề nghị nên xem qua các báo cáo của “phe ta”, với mục tiêu chính là góp ý cho hoàn chỉnh hơn chứ không phải kiểm duyệt gì cả. Đây là một việc làm tế nhị, vì tôi sợ các thầy cô VN mình tự ái không cho xem qua. Nhưng tôi lầm, vì hầu hết các anh chị báo cáo viên đều rất ủng hộ ý kiến này. Thế là một ngày trước hội nghị được dành ra để các báo cáo viên báo cáo thử (tiếng Anh người ta gọi là rehearsal). Hôm đó, có tất cả 8 báo cáo (6 nữ và 2 nam), chỉ thiếu 1 báo cáo mà báo cáo viên không chịu cho xem slides trước vì anh ấy nghĩ rằng không cần và tự cho mình có kinh nghiệm báo cáo trước các diễn đàn quốc tế. Theo chương trình thì báo cáo viên trình bày thử, và sau đó tôi và các đồng nghiệp khác góp ý, sửa chữa (nếu cần). Qua theo dõi cách trình bày thử của các báo cáo viên, tôi thấy họ thường có những sơ suất tương đối cơ bản khi trình bày trước các diễn đàn khoa học. Những sơ suất chính hay cũng có thể nói là thiếu sót chính đó có thể tóm lược như sau:

Thứ nhất là slides của họ thiếu tính coherent (mạch lạc và chặt chẽ). Họ trình bày nhiều slides, nhưng có những slides không liên kết được những ý tưởng với nhau, nên làm cho người nghe và nhìn khó theo dõi “câu chuyện”. Đôi khi tôi hỏi ý tưởng của một slide thì báo cáo viên có vẻ lúng túng không mô tả rành mạch được. Như vậy, có thể họ quá tham vọng đưa vào nhiều slides mà chưa kịp suy nghĩ về ý nghĩa hay thông điệp của nó.

Thứ hai là họ có xu hướng đọc những gì trên slides. Đây là lỗi lầm hay thấy ở những người chưa có kinh nghiệm nói chuyện trước công chúng. Đây cũng có thể là dấu hiệu cho thấy người trình bày chưa lí giải hay elaboration hết “câu chuyện” đằng sau mỗi slide, có thể vì chưa nắm hết nội dung và ý nghĩa của nó. Thật ra, nếu đọc slides thì chúng ta đâu cần phải có người đọc vì người ta cũng đọc được! Tôi thường nói với nghiên cứu sinh ngoài này rằng: không bao giờ đọc slide. Nếu đọc thì đừng đứng lên đó làm gì cho mất thì giờ.

Thứ ba là họ có xu hướng viết nhiều chữ quá. Có nhiều slides tôi đếm có đến 10 dòng. Hình như họ lẫn lộn giữa slides trình bày trong hội nghị và slides cho giảng dạy. Trong hội nghị, slides phải đơn giản, dễ hiểu, phải “punchy”; còn trong giảng bài thì slides có thể dài dòng vì mình có thì giờ để giải thích. Đáng lẽ họ nên sử dụng biểu đồ và bảng số liệu nhiều hơn, nhưng đằng này có quá nhiều slides với chữ chi chít thì rất khó theo dõi. Trong trường hợp trình bày biểu đồ thì lại quá đơn giản, hay trình bày bảng số liệu thì quá nhiều số làm cho loãng cái thông điệp mà tác giả muốn gửi hay nhấn mạnh với người theo dõi.

Thứ tư là họ thiếu quan tâm đến màu sắc. Có nhiều qui ước về chọn màu sắc trong slides một cách hiệu quả, nhưng họ có thể chưa qua huấn luyện nên không biết. Có nhiều slides mà nền màu xanh đậm và chữ màu đỏ thì rất khó đọc. Ngày xưa tôi cũng hay bị cái lỗi này, nhưng nay thì đã học được nhiều kinh nghiệm nên biết chuyện hơn. Ngoài ra, tôi thấy có người thích màu mè, và hệ quả là làm mất tính nghiêm trang của câu chuyện. Một số khác thì thích cho hình ảnh hoạt họa (animation) nhiều quá làm cho người ta hiểu lầm rằng đây là slides của trẻ con!

Thứ năm là vấn đề tiếng Anh. Có quá nhiều sai sót về cách viết và nói tiếng Anh làm cho người nghe hay theo dõi cũng nãn lòng. Tuy nhiên, tôi nghĩ đây là vấn đề ngôn ngữ, có thể thông cảm được, và cần phải có một thời gian dài mới sửa được.

Thứ sáu là họ nói với kiểu chit chat, hoặc với âm lượng đều đều. Kiểu nói chit chat không thích hợp với hội thảo khoa học, và nhiều người không chấp nhận lối nói này. Còn với âm lượng nhỏ và đều đều rất dễ làm cho người nghe buồn ngủ, và câu chuyện sẽ mất tính hấp dẫn của nó.

Còn nhiều nữa, nhưng đó là 6 điểm nổi cộm. Theo nhận xét cá nhân, tôi thấy nói chung phần lớn “phe ta” chưa có kinh nghiệm trình bày báo cáo trong các hội nghị khoa học. Ở ngoài này, chúng tôi dạy nghiên cứu sinh khá kĩ cách trình bày báo cáo trước công chúng, vì chúng ta xem đó là một trong những kĩ năng cần thiết của một nghiên cứu sinh cấp tiến sĩ. Nhưng rất tiếc ở Việt Nam chưa có ai chỉ dẫn nghiên cứu sinh mấy kĩ năng này (thật ra thì ngay cả phần lớn thầy cô cũng chưa từng qua huấn luyện về cách trình bày báo cáo khoa học) nên hệ quả là chúng ta chịu thiệt thòi so với đồng nghiệp ngoại quốc.

Trong hội nghị này tôi để ý đến một đồng nghiệp người Phi Luật Tân, Gs Navarra, người có một lối trình bày thông tin khoa học cực kì mạch lạc, dễ hiểu, và lưu loát. Chị này nhìn qua cũng trẻ (chắc khoảng 50), nhưng với tiếng Anh giỏi, nói chậm nhưng rõ, slides rõ ràng và dễ hiểu, và với phong cách lịch duyệt, chị này đã thật sự gây ấn tượng của hội nghị. Ngược lại, một báo cáo của phe ta (báo cáo chưa qua rehearsal như đề cập trên) thất bại thê thảm, vì có quá nhiều sai sót về dữ liệu, qua nhiều sai sót về tiếng Anh, và cách trình bày thiếu tính chuyên nghiệp nên làm cho người theo dõi nãn lòng. Cũng là một bài học: đừng quá tự tin!

Trong workshop năm tới, tôi quyết tâm sẽ có một buổi nói chuyện về cách trình bày báo cáo khoa học, và chắc chắn rằng sẽ là một lớp học hào hứng.

NVT

===

Đây là thư của một đồng nghiệp Thái Lan gửi cho tôi khen ngợi hội nghị.

Dear Tuan

I have arrived home safely. I would like say “thank you” again and congratulation for your success. Even you faced with a huge hurricane, but everything went on ok. I am proud of you, indeed. I know you are very tired but the result is completely effective. You and Nguyen did it very well and worked so hard. I do apologize that I did not say “goodbye” to you on Saturday night, since I think we would meet again. Unfortunately, you were busy with your international guests. Don’t worry, I completely understand.

With my best regards,

Gua’

No comments: